JEIC vous parle des espaces de stockage et de partage en ligne

Lorsqu’une entreprise fonctionne bien et prend de l’ampleur, il devient  important de transmettre le savoir pour former les nouveaux salariés. Ainsi, les connaissances et les documents utiles sont généralement stockés dans les murs de la société. Mais lorsque  l’entreprise se développe, notamment avec l’ouverture d’autres sites, comment les connaissances et documents peuvent-ils être partagés ? La création d’un logiciel interne peut être la solution, celui-ci permettant de créer une interface en adéquation avec les besoins de l’entreprise. Toutefois, la création d’un logiciel coûte cher. C’est pourquoi, une nouvelle méthode de partage des documents et connaissances se développe, à travers des locations d’espaces de stockage en ligne.

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Mais quels sont les atouts d’une telle solution ?

Le premier atout pour une entreprise est de pouvoir partager ses données avec ses salariés. Comme dit précédemment, cela va permettre un partage des connaissances, mais aussi un stockage de celles-ci permettant, par exemple, de préparer un départ. Les personnes peuvent quitter les lieux, mais les connaissances et les documents restent dans la société. Ainsi, la formalisation est nécessaire à toute entreprise qui veut perdurer.

Le deuxième atout consiste en l’accès à ses documents depuis n’importe quel endroit. Ainsi, si certaines personnes veulent travailler depuis chez elles, sous réserve d’avoir une connexion internet, elles peuvent avoir accès aux documents nécessaires. De plus, selon la solution de stockage choisie, il est possible d’accéder à ses documents à travers différents outils (téléphones, tablettes, ordinateurs). Cela peut être une fonctionnalité utile pour un chef d’entreprise ! Enfin, certaine outils proposent de pouvoir modifier ses documents en ligne, permettant une mise à jour automatique et ainsi, un accès général à la dernière version générée

Le troisième et dernier atout est la diversification des moyens de stockage. En effet, on n’est jamais à l’abri d’une catastrophe (incendie, inondation ou autre). Si tous vos documents sont stockés dans les locaux de l’entreprise, vous risquez de perdre une quantité d’information importante. Il est donc important de minimiser ce risque en ayant recours à des solutions en site et hors site (il y a peu de chance que les deux soient touchés en même temps). Pour être toujours plus vigilent, il est également recommandé de stocker les données sur un disque dur, par exemple.

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L’espace de stockage : aller doucement mais sûrement !

Malgré tous leurs avantages, il convient d’identifier d’où proviennent ces « clouds ». En effet, ceux situés sur le territoire français sont soumis à la législation française ; il n’y a donc très peu de problèmes concernant la confidentialité des données et leur appartenance. Vos informations vous appartiennent ! Ceci  n’est pas forcément le cas pour les serveurs se situant aux Etats-Unis, par exemple, soumis à la législation de leur pays. Ainsi, il n’y a rien qui protège les données qui sont postées sur ces « clouds ». Il est donc préférable de lire les conditions d’utilisation du serveur choisi avant de se positionner sur un espace de stockage. Sinon, gare aux surprises !

Par ailleurs, certaines solutions ne cryptent les données qu’au moment du transfert. De ce fait, les données stockées apparaissent « en clair » et sont donc accessibles par tous. Pour que l’accès aux documents soit sécurisé, un cryptage manuel via mot de passe ou compression des dossiers (Winrar, Boxcryptor…) est nécessaire.

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En conclusion, l’espace de stockage est un bon moyen pour les entreprises de sauvegarder leurs documents à différents endroits, tout en diminuant les risques de pertes. Il faut cependant faire attention à la protection de ses données et choisir un « cloud » qui garantira la sécurité des documents mis en ligne.

Alors, convaincus ?

Sources : www.scoop.it, forwardthinking.pcmag.com

Rédactrice : Julie DIEUMEGARD

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